Багато хто вважає, що HR-менеджер нічим не зайнятий. Точніше, зайнятий - але чим завгодно, але не роботою. Та й взагалі, що це за робота? Сидиш собі, переглядаєш резюме за горнятком ароматної кави, проводиш попередні телефонні інтерв’ю, запрошуєш кандидатів на співбесіди. Живеш на роботі в своє задоволення.
Проте все не так просто, як воно виглядає зі сторони. В обов'язки HR-менеджера входить не тільки пошук і підбір кадрів, а ще й його адаптація, оцінка, навчання, мотивація, пільги і компенсації, корпоративна культура та багато іншого. По суті, HR-відділ допомагає організувати іншим службам всі процеси, пов'язані з роботою співробітників.
Зрозуміло, що HR-відділ є сервісною службою. Замовниками на послуги виступають структурні підрозділи Компанії, керівники напрямків, і всі процеси даної служби повинні бути побудовані з орієнтацією на «замовника», а саме на підрозділи Компанії.
Недавно прочитала в статті цікавий приклад з нереального життя:
«Давайте на секунду уявімо ситуацію. У Компанії в один момент на місцях менеджерів з продажу виявилися оперні співаки, на складі - балерини, а в кріслі генерального директора – оленяр з Аляски. Цікаво, правда? Проте страшнувато за долю Компанії. Комічна ситуація. Дограємо її до кінця.
Голос білого, як крейда, власника: «Хто всі ці люди? Де ви їх взяли? ».
Лукава відповідь HR-a: «Ви просили забезпечити Компанію творчими співробітниками з нестандартним підходом. Інших вхідних даних від вас не надходило. Ось, помилуйтеся, заслужені артисти, почесні діячі мистецтв, прими з дипломами міжнародних конкурсів. Дуже творчі і зовсім нестандартні».
Власник з останніх сил, сповзаючи по стіні офісу: «А чому оленяр???».
HR: «Ви просили витривалого і стресостійкого. Цей один у лісі цілу зиму вижив. Дуже витривалий. Різьбою займається, виставки були, дипломи є - творчий. Має досвід управління оленячими стадами і собачими упряжками. Вовків і ведмедів не боїться - стресостійкий».
Цей уявний приклад яскраво привертає увагу до того, що без правильно організованого підбору персоналу, відсутності чітко складених профілей посад, Компанія ефективно функціонувати і приносити прибуток не зможе. І ставитися до цього процесу потрібно серйозно, вибудовувати його, формалізувати і описувати у відповідному регламенті.
Досить часто профіль посади плутають з посадовою інструкцією. Насправді вони дійсно мають дещо подібні елементи, але ототожнювати їх не можна. Посадова інструкція часто має більше формальний характер, так як її наявність передбачена чинним законодавством України. Традиційно посадова інструкція містить розгорнутий перелік прав, обов'язків і відповідальності на певній посаді, загальні вимоги до досвіду співробітника. Складається вона у відповідності до посади, а не індивідуально під співробітника. Профіль посади – внутрішній документ з вимогами до професійних та особистих компетенцій кандидатів, який містить більш повну картину посади і співробітника, який може її обійняти.
Найбільш прикрою є ситуація, коли приходить хороший співробітник на роботу в прекрасну Компанію і незабаром залишає її. Виявляється що він і Компанія, будучи хорошими окремо, просто не підходять один одному. Ось тут формування профілю та оцінка співробітника допоможуть знизити ризик виникнення подібної ситуації.
Перед тим як складати профіль, важливо визначитися, хто саме візьме участь у даному процесі і прийнятті рішення. У формуванні профілю обов'язково повинні брати участь безпосередній керівник працівника, якого передбачається знайти, і HR-менеджер.
Чим краще ви зрозумієте внутрішній запит (наприклад, керівника підрозділу, де відкрита вакансія), чим точніше складете профіль посади і портрет «ідеального» кандидата, тим швидше знайдете необхідного співробітника.
Якщо в Компанії ще немає затвердженого профілю, необхідно відштовхуватися від замовлення на підбір - наприклад: «У відділ продажів потрібен менеджер з досвідом». Зробіть шаблон профілю посади - це може бути табличка в довільному вигляді - і надішліть внутрішньому замовнику. Обговорюйте із керівником-замовником очікування і вимоги до кандидатів, опрацьовуйте інформацію у табличці до кінцевого результату, який влаштує усіх. На підставі складеного профілю обов’язково вимагайте заповнення заявки на підбір персоналу.
Навіщо все це потрібно? І для чого розводити цю всю бюрократію, плодити зайві папірці, витрачати зайві сили і час? Повірте, це важливо і необхідно. Заявка на вакансію потрібна, не лише, щоб правильно закрити вакансію, а ще й для захисту ваших інтересів як рекрутера. Досить часто у кінці процесу підбору виявиться, що потрібен був не просто менеджер, а менеджер з високим рівнем знань англійської мови, або з досвідом роботи на підприємствах легкої промисловості, а «замовник» не сказав Вам ні про мову, ні про досвід, адже це само собою має бути зрозуміло ... Та й сам внутрішній (або зовнішній) «замовник» вакансії вже не зможе спростувати, що він просив знайти фахівця саме з такими параметрами, або дорікнути, що Ви невірно зрозуміли його вимоги.
Профіль посади і заявка на підбір персоналу незамінні на етапі підбору. Данні документи дають можливість чітко зрозуміти, кого ми шукаємо і для виконання яких завдань. Далі слід розробити сам алгоритм рекрутингу - сформувати покроковий опис всього процесу з організації підбору, включаючи етапи пошуку, первинного і вторинного відбору, найму співробітника, етапи оформлення трудового договору, зарахування в штат, програми адаптації тощо.
Як бачимо завдання HR-менеджера різноманітні, а найбільш затребуваним з боку роботодавця є пошук і підбір персоналу для Компанії. Це і зрозуміло - адже пошук кваліфікованого працівника стає все більшою проблемою, а вчасно не закрита вакансія - це втрачений прибуток або невиконаний проект та додаткове зайве навантаження на наявних в штаті співробітників. Тому грамотно організований процес підбору персоналу співвідноситься із загальним ефективним веденням бізнесу та виконанням робіт.
Наталя Шевчук • HR Duna • партнер InBridge Consulting