Листок непрацездатності (лікарняний листок, ЛН) — документ, що підтверджує тимчасову непрацездатність громадянина і є підставою для призначення та виплати йому допомоги по тимчасовій непрацездатності.
Лікарняні листки видають лікарі лікарняних і санаторних установ системи Міністества охорони здоров'я України.
Лицьовий бік бланка ЛН заповнюється відповідно до "Інструкції про порядок заповнення ЛН від 17 листопада 2004 р. №1456/10055" лікуючим лікарем або молодшим медичним працівником з медичною освітою. 
Роботодавець, отримавши від працівника ЛН, ретельно перевіряє всі заповнені дані.
Якщо працівник хворіє і приносить перший лікарняний, а за ним другий лікарняний, то перше, на що звертається увага чи це є первинний чи продовжений ЛН.
Якщо це є продовжений ЛН, тоді в ньому обов’язково має бути серія і номер попереднього.
Перевіряється заповнення: назва і місцезнаходження закладу охорони здоров'я (повністю), що підтверджуються штампом та печаткою закладу охорони здоров'я "Для листків непрацездатності"; дата видачі ЛН, прізвище, ім'я, по батькові непрацездатного (повністю); число повних років (цифрами); стать підкреслюється; місце роботи: назва і місцезнаходження підприємства, установи, організації (повністю).
Діагноз первинний, діагноз заключний та шифр МКХ-10 зазначаються виключно за письмовою згодою хворого. 
З точністю звертається увага яка причина непрацездатності, тобто: якщо загальне захворювання під номером 1, то перших 5 днів непрацездатності оплачує підприємство, а решту днів Фонд Соціального Страхування з Тимчасової Втрати Працездатності (далі ФСС з ТВП); якщо догляд (вік) під номером 10, де вказується обов’язково повний вік дитини (наприклад 5 років і 6 місяців), то повністю оплачує ФСС з ТВП; якщо вагітність і пологи під номером 8, то повністю оплачує ФСС з ТВП; якщо ізоляція від COVID-19 під номером 11, то перших 5 днів непрацездатності оплачує підприємство, а решту днів далі ФСС з ТВП. 
Дальше режим стаціонарний, амбулаторний, санаторний тощо. У відмітках про порушення  режиму має бути запис "не було", підпис лікаря, печатка.
Щодо графи "Направлений до МСЕК" здійснюється запис дати направлення документів на МСЕК, що підтверджується підписом голови лікарсько-консультативної комісії.
У графі "Оглянутий у МСЕК" зазначають дату огляду хворого.
У графі "Висновок МСЕК" робиться відповідний запис, що засвідчується підписом голови МСЕК та печаткою МСЕК: визнаний інвалідом певної групи та категорії; інвалідом не визнаний, потребує долікування; інвалідом не визнаний, працездатний.
У разі визнання хворого інвалідом дата встановлення інвалідності повинна збігатися з днем надходження (реєстрації) документів у МСЕК.
У разі визнання хворого працездатним у графі "Стати до роботи" зазначається дата, наступна за датою огляду в МСЕК. 
У графі "Видачу листка непрацездатності дозволяю" є обов’язковим записом з підписом головного лікаря і печаткою закладу охорони здоров'я для тих хворих, у яких тимчасова непрацездатність настала поза місцем проживання, роботи, тобто в іншому районі чи області (вказано  назву і місцезнаходження закладу охорони здоров'я вверху ЛН).
Зразок заповнення лицьового боку ЛН наведено нище.
Наступним етапом перевіряється графа "Звільнення від роботи".
Саме тут зазаначається період хвороби працівника, з якого до якого числа включно і звіряється із табелем обліку робочого часу.
Мають бути проставлені печатка для листків непрацездатності, печатки лікуючих лікарів та їх підписи.
У графі "Стати до роботи" має бути дата.
Якщо працівник продовжує хворіти, це відмічається у відповідній графі новим номером листка непрацездатності.
Важливим є те, що у бланку листка непрацездатності лікарем може бути зроблено не більше двох виправлень.
Якщо ЛН видано з порушеннями або неправильно заповнено, комісія (уповноважений) із соціального страхування роботодавця не має права призначати, а бухгалтер — нараховувати виплати.
Рішення комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства про призначення або відмову у призначенні матеріального забезпечення застрахованим особам обов'язково оформлюються Протоколом засідання комісії із соціального страхування (рішенням уповноваженого) в день їх прийняття.
Якщо рішення про призначення допомоги було позитивним, у протоколі заповнюється Розділ І (для призначення допомог по тимчасовій непрацездатності, вагітності та пологах, допомог на поховання).
Якщо комісія приймає рішення про відмову в призначенні допомоги (припиненні виплат), у протоколі заповнюється Розділ ІІ з обов'язковим зазначенням причин відмови у відповідній графі.
Заповнений протокол засвідчується підписами голови комісії (уповноваженого), заступника голови та підписами членів комісії.
Зразок заповнення Протоколу засідання комісії із соціального страхування (рішення уповноваженого) наведено нижче.
Після того як перевірили лицьовий бік бланка ЛН, тоді заповняється підприємством (місцем роботи застрахованої особи) зворотний  бік  бланка ЛН. 
Зворотній бік ЛН поділений на чотири розділи, тому кожен з них заповняє відповідна відповідальна служба підприємства. 
І так, перший розділ заповняє табельник чи уповноважена особа: назву підприємства, установи організації; структурний підрозділ, посаду; табельний №; робота постійна, тимчасова, сезонна (потрібне підкреслити); не працював з "___"_____20__р. до "___"_____20__р.; неробочі дні за період непрацездатності; до роботи став з "__"_____20__р.; підпис і прізвище табельника або уповноваженої особи, дата.
Другий розділ заповняє відділ кадрів або уповноважена особа: підкреслює страховий стаж на день настання непрацездатності що дає право на допомогу в розмірі 50% (страховий стаж до трьох років), 60% (страховий стаж від трьох до п’яти років), 70% (страховий стаж від п’яти до восьми років), чи 100 % (страховий стаж більше восьми років),  середньої зарплати. 
Страховий стаж за 12 місяців — це свого роду інструмент економії ФСС страхових коштів.
Так, якщо працівник протягом 12 місяців перед настанням страхового випадку заробив собі страховий стаж менше 6 місяців, то він має право на лікарняні, розраховані виходячи з нарахованої зарплати, з якої сплачувався ЄСВ, але не більше за розмір допомоги, розрахованої з мінімальної зарплати.
Пільговим категоріям працівників лікарняні обчислюють незалежно від страхового стажу в розмірі 100 % середньоденної зарплати.
Але в теперішній час включилася ще одна причина непрацездатності.
Це є "ізоляція від COVID-19 — 11".
Тут також не важливий загальний страховий стаж, якщо ви розраховуєте лікарняні працівникові.
За таким ЛН лікарняні виплачують у розмірі 50% середньої зарплати.
Якщо хворі медичні працівники, їм виплачується 100% середньої зарплати.
Але навіть у таких випадках визначати цей загальний страховий стаж усе одно потрібно, щоб відобразити в заяві-розрахунку на отримання фінансування.
Страховий стаж, у тому числі й за 12 місяців, визначають на дату настання страхового випадку.
Тут потрібно бути вкрай уважним, оскільки від цього буде залежати розмір лікарняних. 
І також вказується посада, підпис і прізвище відділу кадрів або уповноваженої особи.
Третій розділ заповняє Комісія (уповноважений) із соціального страхування.
Якщо призначена допомога з тимчасової непрацездатності, то зазначається розмір виплати у відсотках залежно від страхового стажу та кількість робочих днів.
Якщо призначена допомога з вагітності та пологів, то вписується лише кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
Допомога виплачується в розмірі 100 % середньої зарплати (не залежить від страхового стажу).
Якщо допомога не надається з причин, то вказується причина відмови.
Також вказати посаду, підпис і прізвище уповноваженої особи.
Четвертий розділ заповняє бухгалтер.
Тут починається все з розрахунку середньоденної зарплати (ЗПсер) в підрозділі "Довідка про заробітну плату". 
І в пригоді стане така формула: 

ЗПсер = ЗПрп : КДрп, 
де ЗПрп — сума зарплати, що нарахована в розрахунковому періоді та увійшла до бази нарахування ЄСВ; 
КДрп — кількість календарних днів у розрахунковому періоді. 

"Лікарняний" розрахунковий період поділяється на: 
1. Період перебування у трудових відносинах з роботодавцем більше 12 календарних місяців (розрахунковий період - 12 повних календарних місяців (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю настання страхового випадку);
2. Період перебування у трудових відносинах з роботодавцем менше 12 календарних місяців (розрахунковий період - фактична кількість повних календарних місяців у трудових відносинах (з 1-го до 1-го числа), що передують місяцю, в якому настав страховий випадок);
3. Період перебування у трудових відносинах з роботодавцем менше одного календарного місяця (розрахунковий період - фактичний час перебування у трудових відносинах (календарні дні) перед настанням страхового випадку). 
Якщо працівник працював на підприємстві до настання страхового випадку менше 6 місяців, і стаж може мати більший, тоді тут лікарняний розраховуємо за формулою:

ЗПмін /30,44=ОП,
де ЗПмін – мінімальна зарплата; 
ОП – обмежуюючий показник.

У підрозділі "Належить до виплати" вказуються всі дані для визначення розміру лікарняних (допомоги по вагітності та пологах) і безпосередньо сума цих виплат. Наводяться період тимчасової непрацездатності згідно з даними першого розділу , який заповнив табельник. Проставляється кількість днів, що підлягають оплаті відповідно до третього розділу, який заповнено комісією (уповноваженим) із соціального страхування.
Зазначається розмір допомоги у відсотках до середньої зарплати згідно з третім розділом, який заповнено комісією (уповноваженим) із соціального страхування.
Указується розмір середньоденної зарплати, розрахованої в підрозділі "Довідка про заробітну плату".
Наводиться суму лікарняних (допомоги по вагітності та пологах).  
Лікарняні визначаються за формулою:

Л = ЗПсер х С х К,
де ЗПсер — розмір середньоденної заробітної плати;
С — відсоток оплати листка непрацездатності, що встановлюється залежно від страхового стажу;
К — кількість пропущених у зв’язку з хворобою робочих днів, що підлягають оплаті.

Допомогу по вагітності та пологах розраховуємо за формулою:
П = ЗПсер х Ккд(в), 
де ЗПсер — сума середньоденної заробітної плати;
Ккд(в) — кількість календарних днів, що припадають на відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами (указується в листку непрацездатності).

Вказується сума допомоги у гривнях словами, копійки — цифрами.
Вписується місяць і рік, коли включено до платіжної відомості, підписується керівник, головний бухгалтер, проставляється печатка підприємства.
Зразок заповнення зворотнього боку ЛН наведено нище.
В разі допущення помилок, вписується запис "виправленому вірити" і проставляється печатка.
Кількість виправлень на зворотному боці бланка лікарняного не обмежено.
На підставі листка непрацездатності, відповідно до рішення Комісії (уповноваженого) із соціального страхування підприємства (рішення приймається упродовж 10 календарних днів), роботодавцем оформлюється та подається до Фонду заява-розрахунок на виплату матеріального забезпечення працівнику – на це відведено до 5 робочих днів.
Саме від дати подання заяви-розрахунку роботодавцем залежить дата фінансування лікарняних і декретних виплат. Фонд здійснює перерахування коштів для виплати допомог працівникам на рахунок роботодавця, який має здійснити виплату у найближчий строк після отримання коштів від ФСС.
Строки подання заяви-розрахунку затверджено постановою правління ФСС України від 19.07.2018 №12 "Про затвердження Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів ФСС".
Отже, якщо захворів працівник, роботодавцеві залишається не тільки йому поспівчувати і підтримати, але і документально правильно здійснити обчислення йому лікарняних виплат чи за рахунок підприємства, чи за рахунок Фонду. Тут має бути присутня уважність і точність в підрахунках.

Галина Коник • партнер InBridge Consulting