Многие считают, что HR-менеджер ничем не занят. Точнее, занят - но чем угодно, но не работой. Да и вообще, что это за работа? Сидишь себе, просматриваешь резюме за чашечкой ароматного кофе, проводишь предыдущие телефонные интервью, приглашаешь кандидатов на собеседования. Живешь на работе в свое удовольствие.

Однако все не так просто, как оно выглядит со стороны. В обязанности HR-менеджера входит не только поиск и подбор кадров, но и его адаптация, оценка, обучение, мотивация, льготы и компенсации, корпоративная культура и многое другое. По сути, HR-отдел помогает организовать другим службам все процессы, связанные с работой сотрудников.

Понятно, что HR-отдел является сервисной службой. Заказчиками на услуги выступают структурные подразделения Компании, руководители направлений, и все процессы данной службы должны быть построены с ориентацией на «заказчика», а именно на подразделения Компании.

Недавно прочитала в статье интересный пример из нереальной жизни:

«Давайте на секунду представим ситуацию. В Компании в один момент на местах менеджеров по продажам оказались оперные певцы, на складе - балерины, а в кресле генерального директора - оленевод с Аляски. Интересно, правда? Однако страшновато за судьбу компании. Комическая ситуация. Доиграем ее до конца.

Голос белого, как мел, владельца: «Кто все эти люди? Где вы их взяли? ».

Лукавий ответ HR-a: «Вы просили обеспечить Компанию творческими сотрудниками с нестандартным подходом. Других входных данных от вас не поступало. Вот, полюбуйтесь, заслуженные артисты, почетные деятели искусств, примы с дипломами международных конкурсов. Очень творческие и вовсе нестандартные».

Владелец из последних сил, сползая по стене офиса: «А почему оленевод ???».

HR: «Вы просили выносливого и стрессоустойчивого. Этот один в лесу целую зиму выжил. Очень вынослив. Резьбой занимается, выставки, дипломы есть - творческий. Имеет опыт управления оленьими стадами и собачьими упряжками. Волков и медведей не боится - стрессоустойчивый ».

Этот воображаемый пример ярко привлекает внимание к тому, что без правильно организованного подбора персонала, отсутствия четко составленных профилей должностей, Компания эффективно функционировать и приносить прибыль не сможет. И относиться к этому процессу нужно серьезно, выстраивать его, формализовать и описывать в соответствующем регламенте.

Достаточно часто профиль должности путают с должностной инструкцией. На самом деле они действительно имеют несколько подобные элементы, но отождествлять их нельзя. Должностная инструкция часто имеет больше формальный характер, так как ее наличие предусмотрено действующим законодательством Украины. Традиционно должностная инструкция содержит развернутый перечень прав, обязанностей и ответственности на определенной должности, общие требования к опыту сотрудника. Состоит она в соответствии с должности, а не индивидуально под сотрудника. Профиль должности - внутренний документ с требованиями к профессиональным и личным компетенциям кандидатов, который содержит более полную картину должности и сотрудника, который может ее обнять.

Наиболее досадной является ситуация, когда приходит хороший сотрудник на работу в прекрасную Компанию и вскоре оставляет ее. Оказывается он и Компания, будучи хорошими отдельно, просто не подходят друг другу. Вот здесь формирование профиля и оценка сотрудника помогут снизить риск возникновения подобной ситуации.

Перед тем как составлять профиль, важно определиться, кто именно примет участие в данном процессе и принятии решения. В формировании профиля обязательно должны участвовать непосредственный руководитель работника и HR-менеджер.

Чем лучше вы поймете внутренний запрос (например, руководителя подразделения, где открыта вакансия), чем точнее сложите профиль должности и портрет «идеального» кандидата, тем быстрее найдете необходимого сотрудника.

Если в Компании еще нет утвержденного профиля, необходимо отталкиваться от заказа на подбор - например: «В отдел продаж требуется менеджер с опытом». Сделайте шаблон профиля должности - это может быть табличка в произвольном виде - и отправьте внутреннем заказчику. Обсуждайте с руководителем-заказчиком ожидания и требования к кандидатам, обрабатывает информацию в табличке к конечному результату, который устроит всех. На основании составленного профиля обязательно требуйте заполнения заявки на подбор персонала.

Зачем все это нужно? И для чего разводить эту всю бюрократию, плодить лишние бумажки, тратить лишние силы и время? Поверьте, это важно и необходимо. Заявка на вакансию требуется не только, чтобы правильно закрыть вакансию, но и для защиты ваших интересов как рекрутера. Достаточно часто в конце процесса подбора окажется, что нужен был не просто менеджер, а менеджер с высоким уровнем знаний английского языка, или с опытом работы на предприятиях легкой промышленности, а «заказчик» не сказал Вам ни о языке, ни об опыте, ведь это само собой должно быть понятно ... Да и сам внутренний (или внешний) «заказчик» вакансии уже не сможет опровергнуть, что он просил найти специалиста именно по таким параметрам, или упрекнуть, что Вы неверно поняли его требования.

Профиль должности и заявка на подбор персонала незаменимы на этапе подбора. Данные документы дают возможность четко понять, кого мы ищем и для выполнения каких задач. Далее следует разработать сам алгоритм рекрутинга - сформировать пошаговое описание всего процесса по организации подбора, включая этапы поиска, первичного и вторичного отбора, найма сотрудника, этапы оформления трудового договора, зачисление в штат, программы адаптации и тому подобное.

Как видим задачи HR-менеджера разнообразны, а наиболее востребованным со стороны работодателя является поиск и подбор персонала для Компании. Это и понятно - ведь поиск квалифицированного работника становится все большей проблемой, а вовремя не закрыта вакансия - это упущенная прибыль или невыполненный проект и дополнительное лишняя нагрузка на имеющихся в штате сотрудников. Поэтому грамотно организованный процесс подбора персонала соотносится с общим эффективным ведением бизнеса и выполнением работ.

Наталья Шевчук • HR Duna • партнер InBridge Consulting